抢救山东曲阜孔府历史档案记
一九五六年六月间，我和同事李公接受文化部文物局委托的任务，到山东曲阜文管所协助清理文物、档案及查看古建筑等事。我们在六月十八日由北京出发，十九日到济南与省文化局联系，这时省文管处路大荒先生、博物馆李季陶先生、文化局鞠秘书及省建设厅董、崔二位工程师，已在前三日先往。我们在二十日由济转车南下，当日下午到兖州，过滋阳渡口到达曲阜。
曲阜是春秋时代孔子的家乡，在这里有孔庙、孔林、颜庙、周公庙等。都是著名的古迹。此外旧鲁城遗迹和鲁灵光殿遗址，也还一一可指，在阡陌纵横中，汉画像残石和瓦当等物随地可见。曲阜在我国历史文化区域中，是一个很重要的区域。孔子生在公元前六世纪，死后受到历代统治阶级的尊崇。从汉代以来，二千多年中，封建帝王改朝换代的事在历史书里记载得很清楚，孔子以一儒生的世家，却比历代帝王传世悠久，他并不由于改朝换代而有所变更，并且是愈来愈受到后代的尊崇，子孙也受到崇高的封爵。所以孔庙建筑十分壮丽，盘龙的石柱较历代帝王宫殿尤为雄伟，孔林有几千亩大的范围，松柏参天无人采伐，即死去千年的古树，也从来无人折其枯枝，若与历代帝王陵寝在易代之后，墓门荆棘，铜驼倒朴的结局相比，一代儒师，万世师表，真是骄傲千古了。
曲阜文物保管所是在孔子后裔世袭衍圣公府内，公府建筑富丽，紧邻孔庙，在这里收藏着历代衍圣公的文物。我们在到达的第二天，将府内所有库藏作了一次全面了解，文物中以衣冠、画像、家俱等物为最珍贵，都是四五百年来历史文物，它是明清故宫中所没有的东西。此外则是由明代以来衍圣公府的文书档案，在中国历史档案里；在中央政府系统与地方政府系统之外，它是一个特殊性系统，从现存的案卷来看，它还是很完整的。这些文物和档案，在以前没有得到妥善的整理与保管，这次我们按照文物局所提的初步意见与省、县文化部门同志交换了意见，作了初步抢救工作，并拟定了今后整理和保管的办法。关于文物和档案的详况，拟分为两部分写出报告材料，下面所汇报的是关于档案部分。
一 衍圣公府的组织
孔子后裔在汉魏之际，即享有封号，有褒圣、褒成、宗圣等名，晋宋之间又称奉圣，到了后魏称崇圣，北齐时代称恭圣，在封号下或称君、称侯、称公、称大夫，各代不同。到了唐代开元年间，追谥孔子为文宣王，始以其后裔为文宣公，宋至和间改孔子后裔为衍圣公。后来一度改奉圣公，崇宁间复改称衍圣，元泰定年在衍圣公府内，设司乐、管勾、典籍等官。明洪武初以衍圣公官陛列文官之首，在府内设管勾一员，管理五屯钱粮，司乐一员，管理乐章乐舞，典籍一员，管理祀和书籍。掌书一名，管理文移（文书）；书写一名，管理缮写；知印一名，管理用印；奏差一名，管理差遣各事。这些官职都是由衍圣公保举列入国家职官编制里。到了清代也设有司乐、典籍、屯田、管勾、林庙守卫百户、知印、奏差、随朝伴官等职，因此衍圣公府不是一般的世袭公爵住宅，而是一个衙属的组织，所以在府中有大量的文书档案。辛亥革命后，尤其是国民党反动统治时期，对于旧历史档案，除去收藏在故宫中内阁大库、军机处、内务府的档案处，旧中央政府和地方政府的大都散佚销毁。曲阜衍圣公的封建特权，历封建王朝时代、北洋军阀政府时代，及国民政府时代，一贯保持未变，北伐后虽将衍圣公改称奉祀官，但本质内容仍旧，因此它保存了由明代以迄民国的长时期的档案。
二 档案基本情况
在衍圣公府三堂的前院是旧日典籍房，档案库就在西配房里。在靠墙的地方，有下丰上锐的黑漆大柜，是档案柜，从制作形式和黑漆断纹来看，还是属于明代的制作，陈年旧卷，在柜橱后也堆积成山，库藏情景仿佛三十年前我们初次进入清宫内阁大库一样，柜架的腿子被压陷在地下寸许，这样大约也是一二百年前的原状了，在内宅后堂楼上堆积了大批的地契存根，楼下还有大席包盛装的档案，这是后来移存在这里的。我们按柜橱的顺序进行清理；首先除尘，折叠包扎，根据“原包原捆”“称不离砣”的原则，清理集中，一张包皮也不遗弃，不使一张文件挪移失群。有些在几十年前就霉烂成了砖块的，另放一处，俟有妥善办法时，再进行揭开整理。这样的工作了四天，并随时分类，然后在新选择的后堂佛楼下新档案房排好柜橱，分类庋藏，完成初步整理。
三 孔府的档案
对于研究封建社会制度是一种极珍贵的资料，比中央历史档案馆所收藏的档案，更是具体的基层性的材料。在这次清理中，知道它原来分为八大类，用天、地、元、黄、宇、宙、洪、荒八个字编号。内容是：衍圣公的职掌主要是奉祀；孔庙南北长六百三十余米，东西一百四五十米，建筑数千间；孔林的范围有三千多亩，设有百户管理；此外，还有颜庙、周公庙，以及各处的孔庙和书院；关于祭祀、乐器、修缮、林木等，是属于天字号。衍圣公拥有两千多顷祭田，分布南北各省，由佃户承种，收入满归孔府，不纳税，不出徭役，是衍圣公的主要经济来源，档案数量也多，这种档案编为地字号。历代衍圣公袭爵的事，孔氏三个世袭博士和其他“圣贤”后裔东野氏、颜氏、曾氏等二十家世袭博士的承袭事件，以及历朝尊孔的典例……编为元字号。衍圣公属员事件，属员佃户诉讼事件，编为黄字号。关于各家世袭博士杂项事件，及各处“学堂岗”事件，编为宇字号。孔府的经济来源除祭田外，还有集市收税的特权，和孔府经营的买卖，这类文件，编为宙字号。关于京都的大事，如皇帝登极、王朝的喜庆事项、颁布的“誊黄”等，和各省的大事记载文件、杂件，编为洪字号。（现存档案以洪字号为最多，内容最复杂）孔府历年修族谱，及孔氏族人属员、佃户免徭役事件，编为荒字号。在清理工作中发现了一九二二年孔府清查档案时几本不完全的册子，它的分类编号与我们实际看到的各字号的档案相合，因此知道孔府档案还是很完整的。原册简单号签是这样：
天字：孔林、孔庙。
地字：祭祀、田地。
元字：衍圣公及世袭博士承袭、官俸、历朝尊圣典例。
黄字：属员。
宇字：世袭博士、学堂岗案。
宙字：集市、收税。
洪字：杂卷。
荒字：修谱、差徭。
在几天短短的时间，没有来得及逐卷检视，只是作了大体分类的认识，其中珍贵的文件不能列举，兹将所见到介绍于下，以见一斑：
明万历十九年佃户补级档案
天启五年给庄头批文
崇祯四年佃户诉状、传票
清顺治年间地亩档案
康熙三十五年老家人册，康熙幸鲁盛典
雍正八年修建孔庙册
雍正年间年羹尧的写本从祀参考
雍正九年钦赐府第房租赤历
乾隆南巡专案
乾隆朝至光绪的历朝“誊黄”
乾隆至道光时代历朝衍圣公与文武大臣的结拜兰谱、联姻婚书与各省抚督巡抚的咨文。
以上所举出来的是几十万件中的零金碎玉，不能说明全貌。此外在这次清理中有一部分信劄，大都是民国以来的东西，我们遂在八类外，信劄也作为一类。
四 档案遭劫的经历
在我国档案史里，曾经有过这样的故事：在一九二一年间，北洋军阀政府教育部为了筹措经费，将清宣统年间由于修理内阁大库库房而移存在午门的清代内阁大库档案出卖给纸商作还魂纸的原料，一共装了八千麻袋，后来被一位玩古董的名士又由纸商手里买回来，在辗转中损失了不少。这是我国档案史中一件痛心的事。曲阜孔府档案，也有同样的经历，在曲阜将解放的前夕，孔府族人曾偷走大批档案，运至滋阳渡口被人截回，以后旧孔府属员又偷卖了一千多斤，第二次又准备偷运，被人发现未能运走，这些劫余就装了二十席包，这批席包在这次清理中使之分类归档了。在反动政权时代，写中国档案史时，八千麻袋与二十席包应并列在历史档案遭劫的一章里。
五 孔府管档老人
在我们到曲阜的第一天，听说原来管理档案的老人，还有一位存在，我们请文管所王所长进行访问，第二天即在北关外访到这位老人，名叫孔昭培，他是孔子七十一代的孙子，比最后一代衍圣公孔德成长六辈（孔德成是七十七代），在清光绪末年进孔府作典籍官，今年七十三岁了。典籍是孔府的属员，若是孔氏族人任职，必须改姓，所以这位老人就改姓刘。又因为七十二代衍圣公名叫孔宪培，老人为了避讳，又将他的名字昭培改为昭丕。原来的孔昭培，一改再改，就成了刘昭丕了。我们约他一起清理档案，他是感慨万分，提起偷卖档案的事，更是愤慨异常，在清理工作中，老人爱护档案的心情，随时都可看出来，因为他与这些故纸陈编，打了一辈子交道了，二次进府如逢故人一般，老人感情的激动，是很自然的事。据老人谈：在光绪时管理档案的人那时是二十多名，一九一九年进行过一次清查，但非全部，老黑漆柜上的是从来没有动过的陈年旧卷。这次彻底清理，使老人感到无限的兴奋。
六 工作中的体会和收获
历史档案是反映历史的真实材料，孔府档案更是基层具体的材料，在这些档案中，反映出：
（一）封建社会制度，尤其是孔府的特殊制度。
（二）孔府约三万亩的祭田生产情况及佃户组织。
（三）孔府祭田区域内，雨水、河流的历史情况。
（四）历代衍圣公大地主的生活情况。
（五）孔庙孔林等建筑历史。
这些资料不仅能够帮助研究历史，关于雨水河流建筑等也是今天祖国建设中的重要参考资料。我们对于这一家一姓的历史档案，应当重视它，利用它。我们还体会出这些重要文献材料，如果不作这次抢救工作，一二年后，它的后果，将是一堆泥块和纸灰，那真是不可补偿的损失了。这次文物局布置的紧急措施，是及时的，正确的。在我们一周工作之后，为了提高管理人员的普遍重视，举行一次座谈会，曲阜县县长、文化科长、保管所长及各工作同志均参加，一致认识到：通过这次工作，由不重视到重视，王县长并作总结性发言，保证今后将慎重保管。这是一个最大的收获。
七 建议
一周来的工作，仅是作了初步抢救，使重要的档案不再继续损失毁灭。其次是普遍地提高了保管同志的认识。但档案的整理和保管是长期的细致工作，若使历史档案在祖国建设中起作用，那更需要有组织地有计划地进行整理，因此我建议有关部门抓紧这个工作，为了更清楚孔府档案内容和过去旧档保管各情况，以及培养新的管档干部，那位孔昭培老人是应当留在文管所工作，使之继续进行整理和带徒弟，这也是很必要的事。
一九五六年七月四日。
附 孔府典籍官孔昭培给单士元的信
单先生赐鉴，自违教益转瞬经年，每忆芝光辄深向往。近维公私顺利，福躬迪古，仰詹山斗，式符臆颂。兹有恳者，去岁夏阅，车驾莅曲。关于孔府档案，拟在即须清理，斯时文管所无人负责，当由该所领导介绍昭培担任是责，当以档案在过去时间，经管有年，少有经验，故未便推诿，遂面见尊驾，陈述该案旧时规程，分天、地、元、黄、宇、宙、洪、荒八号。清理，并将各号内事件，均有区别，略为报告，经报之后，即奉命按照所陈，着即进行整顿，以期早日恢复旧观。谁知解放后乏人保管，视档案如故纸，勿论何地任意抛弃，以致紊乱不堪，且损坏极多，似此清理方面，将来颇费时期，又缘尊驾急于遄返，未俟门类分明，即行就道，惟白承走后逾时无几，文管所王主任即着停止，是以该档案，迨至今日，置之高阁，昭培本一士民，曷敢妄为提议。奈前在孔府服务四十余年，对此档案，经心管理有三十年之久，其中事情了解颇多，故对档案经管之苦心，实不忍于埋没。际此国家提高士民有擅长之处，准其登报声明，今既有此时机，拟欲将所能，登诸报端，以供阅览。第恐有不合，未敢遽办。昨闻文化部陈处长来屈尊下顾。询及孔子林庙及孔府事务并档案各情况，昭培当将所知，略为叙述，复想尊驾在曲，待遇昭培非常高厚，每一念及，愧无报酬，兹幸逢此机缘，特修芜函问候起居，并将档案各号事件，缮单呈上，祈公余之暇烦为一阅。该档案是否报纸可以登载，如有可能，即祈代登，且如有错点，务求改削，倘蒙俞允，无任衔感，肃此敬颂公绥，并祈赐复。附说明档案各号事件一纸，陈处长前祈叱名问候不另。
士民孔昭培谨上
一九五七年五月八日
此件寄来，由于当日社会上刊物甚少，而对这类历史资料亦不予发刊，尘封箧中三十多年矣，昭培老人早归道山，兹附刊于此，以纪念老人。
一九九二年六月识
山东省曲阜县城区，北关镇五街士民孔昭培，在过去保管衍圣公府数百年之档案，用将所知尽情叙述，以供阅览。
档案的说明：
档案有区别，共有天、地、元、黄、宇、宙、洪、荒八个号头，俾妥善保管，取用方便。
天字号：属孔子林庙，该林庙建修，以及庙内陈设之礼乐器，皆由国家出款办理。
国家尊崇孔子，每年祭祀四次，其祭祀时期，在二月、五月、八月、十一月。每月初十日以前，遇丁日即祭，俗称为丁祭，又名大丁，所需祭品，有牛、羊、猪等牲畜，并有鲜鱼，各种的果菜，及香帛烛酒各祭品，其所需款，概由祀田收入项下开支，祀田由何而来，在下列地字号内说明。
国家祭祀孔子，由衍圣公主祭，陪祭者有孔氏族人四十人，名为四十员，又名为执事官，且品级有分别，有三品者、四品者、五品者、六品者、七品者、八品者、九品者，至执事官品级人位之不等，在下列黄字号说明。
外有典祭者，百户官、管勾官、司乐官、典籍官、提调官。
百户官管祭烛祭酒；管勾官管香帛、干果、青菜、鲜鱼、牛羊猪各祭品，并总管矩野屯祀民；司乐官管乐舞生，共一百六十名，内分吹部、击部、弹部、歌部、舞部，在祭祀前一日来庙服务；典籍官管礼生，共一百一十名，内分引赞、鸣赞、起乐各职务，在祭祀前三日来庙服务。其他大丁后十日之中，丁名为家祭，系衍圣公私人之祭，该祭地点在庙内大成殿东北，并有尼山书院、洙泗书院、中庸书院。清明、十月一日、林祭各祭日该礼生均去服务，朔望日，衍圣公赴庙行香，礼生亦来赞礼。
提调官四员，在祭祀时间管催各部者，具役报告主祭官上殿行礼。
这是历代国家尊崇孔子、祭祀事宜，至民国成立，荣典、祀典悉仍其旧。
地字号：属祀田，该祀田由历代国家继续令曲阜附近各县民田内拨给。总计两千大顷，以备祭祀孔子，由祀田收入项下购办祭品。
祀田坐落地点：东河（该县祀田庄名东河屯纳银子）、东平县（祀田庄名东半厂纳银子，多年未纳）、郓城县〔祀田庄名郓城（屯厂）纳银子〕、钜野县〔祀田庄名钜野（屯厂）纳银子〕、菏泽县（祀田庄名年阳厂纳银子）、鱼台县（祀田庄名独山屯纳银子）、济宁县〔祀田庄名黄土岗（该处多年归湖田局经管）〕、邹县〔祀田庄名（鲁庄，尼山柜）纳银子〕、滋阳县〔祀田庄名（滋阳厂洗河屯）纳银子〕、汶上县（祀田庄名泗汶庄纳银子）、泗水县〔祀田庄名黄新庄纳银子（多年未纳）、（大戈山小戈山）厂纳银子、西岩庄纳粮食、（安宁庄、魏庄）纳银子〕、曲阜县〔祀田庄名（春亭庄、下庄、张羊庄、红庙庄、下地屯、齐王坡、安基庄、马单坡、南池、齐王庄、颜孟庄）以上十一庄纳粮食，坊上庄纳黄米，大薛庄纳麦子，上下庄管村纳黄米〕。
外省江苏铜山县、沛县、雨县祀田租价由徐州道代，收到时派人前往领取该租价，至民国初年停止不发。
关于坐落各县祀田，因久未清理，迷失很多，在未解放以前，约计现有祀田不过一千大顷，且又有多处每年应交祀银抗不完纳，是以所有祀田内，每年收入食粮和租银仅够林庙各书院祭费及孔府用人一切开支，决不敢少有浪费，用特经过叙述祀田案列此完结。
元字号：系历代衍圣公承袭案。
衍圣公封号，自宋朝向由孔子嫡裔接袭是职。自宋高宗南渡，衍圣公随驾前往久未回籍，曲阜林庙主祭乏人，即经国家着二支承袭衍圣公以便奉祀，而长支在浙江衢县遂家焉，名为南宗，五经博士二支承袭后，历经元、明、清三朝，其衍圣公名义仍旧，迨至民国二十四年，由国家改为大成至圣先师奉祀官，着将前朝颁发旧银印缴于中央政府，另发给新银印，随时应用，有承袭案可查。
黄字号：系属员，案该属员，均由国家设立，着衍圣公拣选。
属员之内有林庙，孔氏陪祭，执事官四十员，其品级等项人位计三品者二员，四品者四员，五品者六员，七品者八员，八品者、九品者皆十员。有六品官一员，不在四十员之列，该六品官系曲阜县世职知县。因该县外姓人及孔姓人，双方遇有词讼而该知县往往徇情护庇孔姓族人，使外姓人受累情事，后经国家查知将孔氏世职知县取销，改为六品官。以上各员每年由国家各发给俸银六十两，在夏历五月间衍圣公派人赴山东巡抚衙门请领，至民国成立该项俸银停止不发。
外有启事官二员，一名（金熊诗礼）当启事知印官一员，掌书官一员，书写官一员，斋奏官一员，随朝伴官六员，以上各员均随衍圣公办事，东河屯屯官一员（管该屯袒银），郓城屯屯官一员，同上。
钜野屯屯官一员，同上；洗河屯屯官一员，同上；独山屯屯官一员，同上。其百户官、管勾官、司乐官、典籍官该四员所管事务，已于天字号林庙祭祀案内说明，属员案到此终结。
宇字号：各翰博案。
翰博是先贤先儒后裔，先贤是孔子弟子，先儒是历代文学家，因能总续孔子的学说，为有功于圣教，国家遂提高他们的地位，着是后裔为世袭翰林院五经博士之职，概归衍圣公统属。遇有该翰病故开缺时期，其后裔必须报由衍圣公转请国家袭世职，即有其他事故不能自行解决者，亦须请由衍圣公主张处理，各翰博均有国家发给祀田。自民国成立，荣典、祀典依然仍旧，惟翰博名称，悉改为奉祀官，翰博案完结。
宙字号：祀田各屯庄厂小甲，经祀案，祀田庄名、厂名，已在地字号祀田案内说明，不再重复。
祀田所在地，或名为某庄、某厂或租银、租粮均有小甲负责（小甲即庄头）催办，且庄厂之内亦设有集市，便利交易，有集头负责经理（集头即经纪）。设集地址有郓城屯、钜野屯、东河屯、曲阜厂、群厂五处集市，其小甲经纪皆由衍圣公分派，这是小甲经纪案的说明。
洪字号：系杂案。
杂案中的事情很复杂，关于上述各号档案，并无牵连，如各省长官知会到任，或国家对于政治颁发新定章程或新立学校专函知会校内手续，此项文件，皆可在杂案之列。惟各处所来文件，宜入杂案者，在民国十一年清理时间有数千号之多，碍难尽述，特举数端，说明杂案中的事件。
荒字号：孔氏修谱案。
孔氏之有家谱，犹国家之有史，在宋朝以前悉为钞册，至元丰八年始有印本，嗣后代有续修印发族中存储。三十年一小修，六十年一大修，历续至今，昭昭可考。且孔氏人丁繁衍，初分二十派，后则分为六十户，其户各有大宗户，衍圣公为大宗户，有文献户、临沂户、沂北户、孔户、官庄户、林前户、林西户，特略举数户，不再尽述。并有前朝议定行辈曰希、讷、公、彦、承、洪、闻、贞、尚、衍、兴、毓、传、总、广、昭、宪、发、繁、祥、令、德、淮、纯、佑、钦、绍、念、显、杨三十字。民国时代又有议定行辈二十字，曰建、道、敦、安、定、懋、修、肇、彝、常、裕、文、焕、景、瑞、永、锡、世、绪、昌，俾孔氏遵守，以利称谓。该行辈皆由国家发给，是历代国家不惟嘱对孔子尊崇之处达于极点，而且待遇其嫡裔衍圣公以及孔氏人等至优，且兹将以上八号档案，所有了解者逐一说明，以告结束。
（选自《我在故宫七十年》）
中国档案史讲义提纲
商周
从考古上所得的材料证明，我国档案史已有三千多年了。这是在二十世纪三十年代在河南安阳小屯地方发现了公元前一六〇〇年——一一〇〇年时代的殷墟甲骨。自从甲骨发见后，不仅使中国文字比过去所知道的时间延长近千年，而甲骨上所刻的字都是殷商时代，记录当时雨、渔、猎、祭、祀、奴隶各事。殷商是奴隶社会，有一套奴隶社会制度，阶级压迫十分残酷。它把当日生活、政治、经济情况，对待奴隶使用、杀害时情况，刻在龟背板上或兽骨上，以窖藏的方式保存起来。在发见的版片上还能看到，它是经整理编排手续才窖藏起来的。据一九三一年安阳小屯发掘报告记载，有数片甲骨粘连在一起，在龟版尾右甲中有孔，用韦穿编，且有“册六”的记载字样。后来又将“册六释”为“册入”，并确定册入为当日史官的名。它的形象见图一。从册六来解释是编排的意思，从册入讲则释为史官。不管哪个解释是肯定的，但龟版出土实际情况是经过整理，把它叠落在一起的。按册字在甲骨文上还有的样式，是属于象形的文字，在金文中还有作，后来逐渐简化便写作“册”了。在以前解释册字曾指为象竹简或木简象形字，根据甲骨出现，较早的象形应是多片龟板样子。
图一
另外还有刻成“编六（入）”的版片（见图二），读作编，它的左旁是人的象形、是皮韦的象形。从专家们这些研究结论看，甲骨是经过编排而储藏起来的。又郭沫若《古代铭刻汇缜编》，甲骨文中有是包之古文，象有所包裹而加以缄漆的形，小篆作即从此而出。知为，则刻辞中之若干，即言卜骨之包裹……根据这个研究，甲骨是古代奴隶社会留下来的，和后来的历史档案一样。再据史字之由来中“”，其上为册，其下为手，即以手持册之形。江永《周礼疑义举要·秋官》中写道：“凡官府簿书谓之中。故诸官言治中、受中。小司寇断庶民讼狱之中，皆谓簿书，犹今案卷也”。此中字之本义。故掌文书者谓之史，其字从又、从中。又者，右手以手持简书也。史字、事字皆有中字。
图二
商代是在氏族组织崩溃后进入阶级社会——奴隶社会。生产上起了大变化，人和自然的斗争一天比一天复杂，人和人的关系也日益分化。到了盘庚时代，定居在殷地，已不像早期经常迁都了。在殷地定居后，为了田猎，为了禾黍，为了雨，为了战争，为了奴隶，用占卜方式，将这些事刻在龟版上记录下来，在储藏库保存着。
掌管这个工作的人，是占卜的官，在甲骨上尝有占卜人自刻的名字。估计在当日，占卜的人也就是存档的人，因为在占卜之后，还要检验应验与否，而记其结果。如《殷契粹编》中著录卜雨的甲骨第十六片有“又雨又大雨”的铭文，第二一六片“乙亥卜又祖戊伐，癸巳卜其雨”，第四六七片“丁丑卜其吉不雨。癸未雨，乙雨”。所举这三片刻辞，有占卜应验的也有不应验的。这自然还是原占卜人的检验结果。最后即作为档案存储起来。存储的过程虽不详细，根据《周礼》记载，在周代奴隶社会的占卜过程是：“周礼，占人，凡卜筮既事，则系币以比其命，岁终则计其占中与否。”杜子注：“系币者以帛书其占系之龟也。”郑玄谓：“既卜筮，史必书其龟及兆于策，系其礼神之币而合藏焉。”这是儒家传下来的周代奴隶社会占卜收存过程。周晚于殷商，在占卜上对殷制当然有所继承，必然也有所改变。通过《周礼》所记可知商周时代存储档案的制度都已具备了。关于殷商时代卜人和史官的关系，卜人和史官是否是一职还是二职，殷商是否已有汉唐以后的史官之职，在《殷墟卜辞综述》第三节《史官》中有尹、多尹、乍册、（西周中期有乍册内史、内史尹、乍命内史）才南土、告史（卜辞甲二九〇二武丁卜辞）、北史（卜辞二六四〇〇）、卿史（前四、二一七廪丁卜辞）、御史（珠一一四武丁卜辞）。根据这几片卜辞，是殷商时代已有史官。在《吕氏春秋·先识篇》称：“殷内史向挚，见纣王之愈乱，迷惑也，于是载其国法出亡之国。”载其国法出亡之国，就是说将档案拿走了。殷商时的册就是后世的史，如章太炎《文史解说》“用从卜中，中字作册，乃纯象形，而后世的篆文史字，上部为册，下部象手，以手承册即为史”。这是史官之由来，也是史册渊源于龟甲，从而可以说殷代的史官即管史册之官。封建社会，太史令的职掌包括星历、祭祀、瑞应、灾异各事，同时也管理册籍。汉太史司马迁《报任安书》曾说：“仆之先人，文史、星历近乎卜祝之间。”司马迁的自白说明汉以前的卜祝的事，也就是后来史官之职的事。我们可以这样推断：殷墟甲骨是由卜人用类似后世存档的方式编排存储起来的。《中国历史纲要》在第一章《殷商时代历史》说道：“优秀的富于创造性和辛勤劳动习惯的殷人，对于中国历史的发展曾起了很大作用。”我们在档案史的角度说，甲骨的留存在我国档案史是应列为第一章。
在商代文字的铭刻，除甲骨之外，还有比殷商时期早的，刻在青铜器上，内容也是历史的记录，起着历史档案的作用，但青铜器铭刻，是纪念性物品，存在宗庙里，今天可以利用它为研究古史的资料，但不能称之为档案。因为它的保存下来，不像甲骨具有档案储存程序的东西。
殷商时代是由畜牧发展到农业经济的奴隶社会。在这时已有机关官职的组织，重要的政治和生活记录有专人掌管，卜人即担任此项任务而兼有像后世史官、档案官的职务，是卜、史、档三职合为一体的时代。甲骨铭刻内容是三千多年前产业记录，社会生活记录，奴隶主对奴隶的阶级压迫的记录。郭沫若在《甲骨文字研究》前八卷十二叶六片，记用俘虏为牲的事：“甲寅卜贞三，卜三用血三羊伐廿，出，二口于妣庚。”又后篇最后一片杀奴隶的记载：“殷人无民字，卜辞中记杀人之事，有一次至二片以上者，文曰：‘八日辛亥戈伐人二千六百五十六人’。”在儒家留下的书经里，也有着记录杀奴隶和奴隶起来反抗的事，如《尚书》就有这样的记载。
西周代替了殷商，在农业生产上较前进步了。由于殷商的族人作了周朝的奴隶，都在周朝人的组织下参加农业生产，这样使增加更多的劳动力。旧的生产技术和工具也有提高，耜的使用出现了，从经济发展基础上使社会向前推进，奴隶社会的政治机构、组织随之复杂严密。在西周初年为了加强奴隶主的统治势力，实行分封子侄、姻亲到各地为诸侯国，王室为宗主国制定了一套完整的政治机构。这时已是由奴隶社会逐渐变革到封建社会的前期的阶段。相传为西周周公旦所著的《周礼》，周王室的政治机构有六部：天官冢宰、地官司徒、春官宗伯、夏官司马、秋官司寇、冬官司空。
六卿是全国政务最高的负责者，天官冢宰又为六卿之首，各卿各有属官，分理职官内事。由于政治分工极细，文书档案的工作也具有一套规程。如：
天官冢宰的治官之职
宰夫掌官府之征令，辨其八职：……五曰府，掌官契以治藏；六曰史，掌官书以赞治。府六人，掌文书以及器物；史十二人，掌文书起草。司会是中大夫，它的职掌是“掌邦之六典、八法、八则之贰以逆邦国，都鄙官府之治……掌国之野、县、郡之百物财用。凡在书契版图者之贰，以逆群吏之治，而听其会计，以参考日成，以月要考月成，以岁会，会考岁成”。
司会的职官是掌全国财经的官。它要根据书（簿书）、契（统计书）、版（户籍册）、图（农田图），考核十分严密，有日检、月检和岁检的制度。司会是总稽核报，据下一级汇报的材料进行会计。它的助手有职岁一官，职岁的任务是：“司会以式法赞逆会。”《周礼注疏》说：“助司会勾考群吏之计”，意思是协助司会的会计工作。在职岁任务中还有：“掌邦之赋书以贰官府，都鄙之财，出赐之数，以待会计而考之。”《注疏》说：“以贰者，即书写副本编而存之。”所谓编而存之是如后世的公文，一份上报，一份存档。司会的下级还有职内一官，职内的任务是管财务种类簿书，受其贰会而书之，即书写二本各类簿书。至于存档之官则有司书，司书职掌为“掌邦之六典……凡邦治考焉”。司书是为邦治考核收受有关邦六典的文书，受财币之簿书。根据《周礼》所记，所有文书都写成两份，一份上报，一份存档。司书是将上报之件存起来为了邦治考核时检查之用。因此司书是周代天官冢宰治官下的财经档案之官。
此外还有内宰一官，它管宫内政务，如奄寺之属以及贵族名册。宫中女官的档册亦由内宰管理。这如后世内府，如清代的内务府和敬事房的关系。
地官司徒治官之职
司徒教官是管理全国土地、人口之事。它所掌管的档案主要是舆图和户籍簿。《周礼》“大司徒之职掌建邦之土地，之图舆，其人民之数以佐邦国。岁终则教官正治而致事”。《注疏》说：“图是郡国与地图，岁终令教官正治而致事，是据其文书而致事，上其计簿”。三年还要经过小司徒清理校核一次。注：这是中央关于土地人口的档案。其关于地方的有：
乡：岁终造具文书。
党：（王公家）造具人事材料。
土训：掌农作物材料。
春官宗伯之职
春官为典礼之官，其下属有：
冢人：掌王的陵寝图。
大胥：贵族子弟人才档案。
占人：卜龟存档。
小祝：贵族铭传。
诅祝：祭神祝词。
太史：掌建邦之六典以迎邦国之治，掌法以逆官府之冶，掌则以逆都鄙之治。《注疏》说：“六典、八法、八则，冢宰所建，太史又建以为逆受其治。又称太史为日官，即后世之起居注官。所称六典为冢宰所掌，太史又掌以为王治。”这是太史为王室管档之官，别于六卿之档。太史所藏者为六卿档案之全部，所以《周礼》又说：“凡邦国都鄙及万民之有约剂者藏焉以贰六官之所登。”《注疏》说：“太史藏约剂要盟的文书及券、又约副本，是六官所上于登太史者。”这种意义上是王室的档案库，正如后世太史、翰林院所掌之事。张苍、老聃为秦朝柱下史，正是档案之职。
内史：“掌书王命遂贰之”，是收藏王命的副本。
外史：“掌书外令；掌四方之志；掌三皇五帝之书；掌达书名于四方。”
外史所掌：（一）为下给地方之命令。（二）为地方诸侯的文书，如鲁《春秋》、晋《乘》、楚《梼杌》之类。（三）《三坟·五典》远古的记载。（四）《尧典》，《禹贡》。外史亦为周王室收藏档案的机关。
御史：“掌邦国都鄙及万民之治令，以赞冢宰。凡治者受法令，掌赞书。”御史职掌赞冢宰之事，又掌王室之书。
夏官司马
大司马：“大役与虑事属其植，受其要以待考而赏”。受其要即受其文书，大役是修城的事。
小司马：“邦国之地与天下之涂数皆书而藏之”。书地是山川形势图书。涂是地理远近图，皆藏于小司马。
司士：“掌群臣之版，治其政令，岁登下其损益之数，辨其年岁与其贵贱。”所谓掌群臣之版，是职别考绩的文书，类清代京察大计的文书。
职方士：“掌天下之图以掌天下之地，辨其邦国都鄙，四夷、八蛮、七闽、九貉、五戎、六狄之人民与其财用、九叙、六畜之数，要知其利害。”职方士如明清兵部职方司，管理全国疆土形势图。
秋官司寇
士师：“凡以财狱讼者正之，以传别约剂。”这是司法机关存储契约档案。
乡士：“掌国中辨其狱讼，异其死刑之罪而要之，问而职听于朝。”这是关于刑事的诉讼案件辩异其不同情节的文书。要之是状词和供词。
朝士：“掌建邦外朝之法……凡有责者，有判书以治则听。”这是词讼的判词。
司约：“掌邦国及万民之约剂，治神之约为上，治器之约次之。”这是契约和纪念词，刻于尊、彝、盘、壶之上而藏于宗庙。
司盟：“掌盟载之法，凡邦国有疑会同，则掌其盟约之载及其礼仪，北面诏明神，既盟，例贰之。”《注疏》说载是盟词于策。这种盟词要写副本给王室的天府收藏，并分写副本送给太史、司会六官收藏，送天府。太史是存档，送六府等是备检查执行的依据。
布宪：掌公布法令。
《周礼》这书不一定为奴隶主周公旦所著，可能是战国或更晚到汉时人所追述。而这种政治组织、文书、档案的规章，两千多年的封建王朝多循此制。直到封建王朝的末代，政治机关、组织及文书制度均可上溯到周礼。从阶级社会以来，三千多年来，奴隶主、封建主对于人民的经济剥削和政治压迫机构组织都是从商周时代继续而来。
秦（六国）
《史记·张苍传》：苍在秦时为御史，主柱下方书。方书为四方文书，其内容是天下之图书、计簿。刘邦灭秦进入咸阳后，其谋士萧何首先注意收集者，就是这些有关土地、人民、钱赋、财计之属的档案文书。在秦嬴统一天下后，即命丞相议帝号，称皇帝。秦统一天下，政治组织不循旧规，政治文书亦多革新，当日丞相等议皇帝命为制、令为诏。《集解》蔡邕解释说：制书，帝者制度之命也。其文曰制诏、诏书、诏告。《正义》：制诏三代无之，秦始有之，其后去秦著皇，采上古称号曰皇帝。秦始皇最后灭齐国，兼并天下，成为统一的国家，采取种种措施以巩固中央集权的统一局面，防止六国贵族阴谋复辟使历史车轮倒退，从而使天下一统国家再现分裂局面，因而求诸侯史记焚之，以灭其历史记载，这就是秦始皇焚书的目的。解放后在湖北云梦县秦墓中，出土竹简，其中有秦始皇二十年，南郡守腾的竹简十四支。这个文书反映秦始皇新兴地主阶级夺取政权后，对奴隶主实行专政的历史经验和整个阶级斗争的历史。
从档案史来讲，在西周奴隶社会已设有官职。在春秋诸侯国时代，各国各有史记。战国之际，七霸争雄，亦皆有专职。《七国考》引《史记》：在秦献公十年初，为户籍相伍。《秦琐征》引《史记》：秦昭王召王稽为河东守，三年岁不上计为天下户籍财富之书（大约为明清之黄册鱼鳞簿之类）。《十国考·吕氏春秋》：楚荆王发平府而祝故记。《章句》云：平府，藏书之室。所谓故记是后世掌故之书。关于谱牒，《楚国三姓谱属》引《离骚注》云：“楚三闾之职，掌王族三姓，曰昭、屈、景。屈原序，其谱属率其贤良以励国士。盖楚宫多用同姓，故谱属最重要也。”这就是古代所谓谱牒之学。奴隶主、封建主，历世子孙，均借此所谓贵族世家，代代骑在劳动人民的头上，《左传》载有王子朝以典籍奔楚，这是楚得典籍之书的记载。《困学纪闻》曰：“周之大室，《河图》、《大训》列焉。《易象》在鲁，《三坟·五典》在楚，周不能有室矣。然而老聃之礼，苌宏之乐，文献犹存。及王子朝之奔楚，于是观射父、倚相，皆训古训，以华其国，以得典籍故也。”这些记载均为反映那时奴隶主复辟的记录。楚史名《梼杌》见于“孟子”书中。《秦琐征》引《列国记闻》云：“楚史曰梼杌，亦曰书、曰志、曰记。梼杌，兽名，或曰木也。《湘东纪闻》云：梼杌之兽，能逆知未来，故人掩捕辄逃匿，史以示往知来，故名梼杌。秦昭王时，地方守每岁要上计书，《史记》秦昭王召稽为河东守，三岁岁不上计，计有财赋有人口。《魏琐征·韩子》西门豹为邺令郡，期年上计新序，魏文侯东阳上计钱布十倍上计者，其计簿。关于计簿之官战国各诸侯均设此职。田齐靖郭君谓齐王曰：五官之计，不可不日听也而数览。（见《国策》）鲍昭曰《曲礼》司徒、司马、司空、司士、司寇、典司五众，计其事之凡也。按：计，曾子问诸侯出命国家，五官而后行。高曰：五官齐之计簿书者，或作五大夫，非也。按：楚亦有五官。
以上所引文献可以知道，自古以来从奴隶社会到封建社会对其统治范围都要计其财富，统计其人口，以供赋役之资。到了战国时期，百家争鸣，法家出现。财富之计，生产扩大领域，如法家管仲，在齐：重盐铁鱼盐，社会更向前推进。降及后世，此类计书已为经国之要。如封建末期，封建王朝有鱼鳞册、黄册，内容为全国的丁和赋，即土地、人口、经济。古代计簿来自地方官，如秦昭王时，王稽为河东守，应上计而不上，因而记于史中。计簿从地方到都城，即《曲礼》所谓五官：司徒、司马、司空、司士、司寇之官。汇其总而考核之，所谓计其事之凡也。这正如后世明清时代，县将计书达于府，府达于省布政使，布政再达于中央，即吏、户、礼、兵、刑、工六部，分别汇其总而考核之。然后上达于朝，最后由史官掌之。
根据商周时代档案与史官的职掌，是二而一。老子掌柱下史，亦属档案史料之类，而非后世王朝之国史官。周官五史所掌者，也是史料。孔子是用鲁国史料，用编年法纂成《春秋》。古代左史记言，右史记事。其存储之文书亦为编年史料而已。与后世起居注相类。《史记·廉颇蔺相如传》相如顾赵御史曰：某月，赵王使秦王鼓瑟击缶，即是。秦始皇统一天下进行社会改革，关于文书档案，保存其前进的，弃其后退的。将六国史记阻碍推进社会的东西予以清除，建设一套完整的法律、规章。湖北云梦出土的秦律竹简是极为重要的资料。
秦始皇统一了文字。到汉代对于收藏档案，体制益备。古代档案以天下计书为重，包括疆域、图册、政治记载。汉代刘邦进咸阳时萧何首先收集图集。汉武帝置太史公命天下计书，先上太史，副上丞相，并开献书之路，置写书之官，外有太常、太史、博士之藏，内有延阁、广内、秘室之府。司马谈父子，世居太史，探采前代，断自轩皇。逮于孝武，作史记一百三十篇，详其体制盖史官之旧也。这些史料说明古代史官是掌管国家档案。司马迁所以能修《史记》，他是世居太史之职，可以从国家档案中探采前代。古者，天子、诸侯必有国史以记言行。后世多务，其道弥繁。夏殷以上，左史记言，右史记事。见于史书，周则有太史、小史、内史、外史、御史分掌其事。而诸侯之国亦置史官。又《春秋》《国语》引周志、郑书之说，推寻事迹似当时事迹各有职司，后又合而撰之总书记。
以上所引载籍可以证明，古代以史为重。秦灭六国，所焚之书大部为诸侯史记，也就是大部历史档案。到汉代，还有医书、兵书、诸子各家之言。至孝成之际，多有散佚，乃使谒者陈农求遗书于天下。命光禄大夫刘向校经传、诸子、诗赋，步兵校尉任宏校兵书，太史令尹咸校数术，太医监李柱国校方技。每一书就，向辄撰为一录，论其指归，辨其讹谬，叙而奏之。向卒后，哀帝使其子歆嗣父之业，乃徙温室中书于天禄阁上，歆遂总括群篇，摄其指要，著为《七略》。
汉唐宋明
刘歆所著《七略》为中国目录学之祖。《七略》中兵、农、医等专著之外，其具有史料（档案）性质者不少，如封禅、议奏、国经、世本、奏事、楚、汉、春、秋、太史公篇等，皆是昔人有言六经皆史也。即其意义，盖古代档案，编敕成书始能流传。
汉代沿袭秦制，天子正号称皇帝。皇帝之言名制、诏、诰、策。按《戒书》释其义曰：“策即简，不满百文（即不满百字者，写在方上）。”制书是制度之命，诏书为诰，戒书为戒敕。这种文书都是由上下行君臣之文书。若群臣上书天子，一曰章，二曰奏，三曰表，四曰驳议。（见《独断》）
西汉官制，三公丞相之下，有长史、主簿、冶书、御史、柱下令、太史，掌固太常、掌固书佐、郡掾等，均为掌文书之职。相府之相还分各曹，分掌国家政务。地方政府，也设诸曹掾史，全国档案胥由此出。以上具见《汉书》、《后汉书》，不再详述其官职，但籍此介绍其藏档案之所。汉代既重视国家档案之全备，必有藏档之所，《隋书·经籍志》叙汉代故事曰：“石室、兰台弥以充积。”这个记载，充分体现了汉代藏有大量档案史料。石渠建设传为最早萧何为首建石室之人，它的建筑结构和保护档案文书的消防措施，为后世存图书档册之规范。《三辅黄图》载石渠阁，萧何造。其下陇石为渠以导水，若之御沟，因为阁名。所藏入关所得秦之图籍，至于成帝又以此为藏书焉。石渠是在建筑以石，围以水。这种措施，一直传到封建社会末期，明代南京的玄武湖架库，即专为收藏大量档案所建砖石建筑之库房，且建在湖水之中心岛上，亦即石渠之遗意。历代藏书楼周围亦皆有水池，明代文渊阁即傍皇室内金水河而建，清代收藏四库全书文渊阁、文津阁亦均有水池，现在实物犹存。汉太史公自传中有石室金匮之言。明代北京皇史宬是砖石结构的无梁殿，殿内有包镀金铜页的藏书柜，完全与汉代遗制相合。
唐代王朝历时长久，国家典章制度、政府机构，既因前代，又有损益。政府以中书省为之长，尚有侍中、尚书令等职。中书门下列五房：一吏房，二枢机房，三兵房，四户房，五刑礼房，分曹以主众务。后世分为六曹（部）即滥觞于此。唐代文书案卷种类繁多，见于《唐书》、《唐六典》、《唐会要》等官修史籍以及唐人奏议等，总其大概有：
制：此名本始于秦，天子之言曰制，其意为制度之命。若释其义则又有裁正、检造之义。秦始皇纪二十六年并天下，丞相王绾、李斯等议命为制。
诏：为告之义，亦秦始皇时定令，为诏告知天下用之。
诰：《说文解字》释曰告也，以文言告晓人民。帝王向天告事，如古代祭天之礼。其祝辞称为告。若庶民向官府陈事亦用告。诰则为天子向万民之言用之，即所称诰书。
敕：有诫辞之义。见于《说文》。
以上四名均属于天子向群臣和万民之名。此外上达下之文书见于《唐六典》者有：
令：为皇太子下达之文书。
教：为亲王、公主等下达文书之名。
符：尚书下于州县文书之名。
刺：此名早见于《周礼·秋官》司刺掌三刺：一讯群吏；二讯群臣；三讯万民。按刺之本义有决定之义。
《唐六典》：“凡上之所以逮下者，其制有六：曰制、敕、册；皇太子曰令；亲王、公主曰教；尚书省下于县，县下于乡皆曰符。凡下之所以达上者其制亦有六：表、状、笺、启、辞、牒。表上于天子其近臣亦曰状、笺、启，于皇太子，然于其长亦为之，非公文所施。九品以上皆曰牒，庶人曰辞。”谨按：
表：又可称笺表，下言于上曰表。蔡邕《独断》释曰：“表者不需头上言臣某，下言臣某诚惶诚恐顿首。”
状：劄也。唐时拟进呈帝之文书，经画然后可施行者谓之熟状。熟状名每见于宋历史。
牒：书版也。《字书释义》，小版曰牒。旧时官府移文谓之牒，即简短之文书。
笺：与表意相同。《说文解字》释笺曰：“笺表识书也。”
启：启事之义。
辞：文辞之义。《说文解字》曰：讼词也。
堂帖：唐中书指挥事谓之堂帖（见《职官分纪》）。
奏请状：唐时宰相上陈奏本后，在延英殿论政事。在宋代时，还存有唐开元宰相奏请状二卷（见《职官分纪》）。
唐代各平行机关相互往来的文书有“关”之名，其意为关通其事。有“刺”名之文书，其意为刺举其事。有称“移”的文书，其意为移其事于其他机关。唐代文书名称即各类档案之名。其文书经历过程，给宋元以来制定法则。唐代行文皆有程限，即传递文件之期，限日期报定。如有一日受，二日报。若事件紧急则要随到随办。小事时限为五日，中事为十日，大事二十日，若牵涉到诉讼之事，时间则延长，当日便于检查也。制度完备开后世之法则。
朝廷大事属于中书舍人者，由中书舍人掌侍奉进卷。参议表章和诏旨，制敕及玺书、册命，均须按典故起草。所称典故，即按规定成案上给皇帝，经过批画后才下行。在下行前有四项规定：一不得漏，二不得积压，三不得违背典故，四办理要按规定及时。中书是职掌军国之政令、缉熙、载统和天人，入则告之，出则奉之，以厘万郅，以度百揆，以佐天子而执行朝之大政。又《古夫于亭杂录》、引《唐国史补》云：黄敕既行下有小异同，曰贴黄，一作押黄。
在开元时处理政务的奏议亦尚文学，即所撰奏议注意文采。有的由于文采优美，而录写副本。如开元元年十二月：“上谓曰：前朝有李峤、苏味道，时人谓之苏、李。朕今有卿（苏頲）及李义。亦不让之，卿所制文，朕自识之，自今以后，每进书皆别录一本云臣某进，朕要留中，迄今以为故事。”自唐玄宗开始，遂有留中之制，亦启后世奏章琢磨辞藻之风。到明清之际，留中之事与唐时留中本义有所区别：一为奏章陈事，一时不能裁决者，留中以待研讨；二为便于检阅，一年中群臣所奏何事。又创每年缴进原奏进宫，再逐件录副备查，此制亦从唐开成年间，将言官封驳制敕之文，在每季终，上报于朝，若无驳闻之事，亦上报。这是检查政治实施效果，一直传至封建王朝末期。
唐时，朝臣集议事件，允许各陈己见，不能附和长官意旨雷同入奏，避免一言堂之弊。开元二年十二月二十日，紫微令姚崇奏：“中书舍人六员，每一人商量事，诸舍人会同押连署状，进说凡事有是非理，均与本人。心既异所见或殊，即使雷同，情有不尽。臣会商量，其大事。执见不同者，望请便作商量，状连本状同进，若状语交反，恐烦圣思。臣既是官长，望于两状后略言二理优劣，奏听进止，则人各其能，官无雷事”。敕曰可。所谓会押，即共同签字，到了元和十五年间正月，曾下一命说“中书舍人职事准故，可令分押六司以佐宰臣等判案，沿革日久，顿复稍难，宜令修举，有须慎重者，便令参议”。这又是提倡对于政务要集体讨论之制，明清时代有御门听政之制，即集合各衙门群臣论事，清代在雍正七年成立军机处，每日早晨清代皇帝在养心殿召见各军机大臣集体议事。
唐代皇帝下达臣下之文，在制、敕、诏之正名之外，还有“宣麻”之俗称，其制始于开元十三年一月，用黄麻纸写诏书。至上元三年闰三月，诏、制、敕并用黄麻，因之史籍里有宣麻之名，即宣布诏书也。
从汉以来，定天子下达文书和臣下上达奏报，均有典制，为后世法，唐宋大体均循此制。在历朝中在行文程序，时有损益，其大体则沿而不变。汉代蔡邕著有《独断》一书，载汉制曰：“汉天子正号曰皇帝，其言曰制诏，其命令一曰策，二曰制书，三曰诏书，四曰戒书。史官记事曰上制诏，制者王者之言，必为法制也。诏犹告也，告教也，三代无其文，秦汉有也。策书，策者简也，礼曰不满百文不书于策，《聘礼》记百名以上书于策，不及百名书于方。郑注名，书文也，今谓之字。”案此作百文即名也，其制长二尺，短者半之，其次一长一短。两编下附篆书，起年、月、日，称皇帝曰以命诸侯、公。其诸侯王、三公之薨于位者，亦以策书诔谥其行而赐之。如诸侯之策，三公以罪免亦赐策。制书者制度之命也，其文曰制诏，三公赦令、赎令之属是也。刺史、太守相劾奏申下士迁文书亦如之。其微为九卿，若迁京近臣，则言官具言姓名，其免若得罪无姓。凡制书有印使符下，达近皆玺封，尚书令印重封。诏书者诏告也，有三品，其文曰召某官某如故事，是为诏书。群臣有所奏请，尚书令奏之下，所司曰制，天子答之曰可。若下某官云云亦曰诏书群臣有所奏请，无尚书令奏制字，则答曰已奏。如文本官下所当事亦曰诏。戒书，戒敕刺史、太守及三边营官。被敕曰有诏敕某某官，是为戒敕也。凡群臣上书天子者，有四名：一曰章，二曰奏，三曰表，四曰驳议。章者，需头称稽首上书，上书谢恩、陈事、诣阙通者也。奏事亦需头其京师但言稽首，下言稽首以闻，其中有所请，表者不需头上言臣某言，下言臣某诚惶诚恐，顿首顿首、死罪。所引之《独断》，已非汉蔡邕之原文，是经历代传录之书，颇有讹夺之处，但此书是研究历代档案史的重要参考文献。
唐代的诏诰，一般均写四本。以为编史和存档之用。在《职官分纪》所引《笔读》，有这样记载：“予方史馆检讨时，枢密院劄子问宣头所起，予案唐故事，中书舍人职掌诰诏，皆写四本，一本为底本，一本为宣，宣为行出耳，未以名书也。晚唐枢密使自禁中受旨出付中书，即谓之宣，中书承受录之于籍谓宣底，今史馆尚有梁宣底三卷。”
唐代皇帝下达的诏敕文件，在宋朝宋敏求曾著录《唐大诏集》一百三十卷，其中有制诏、诰敕、表、册文、敕文、法音、谥议、教，还有铁券，均有各类文件，全文可查《适园丛书》（据明钞本重印）。至于下达上之文书，在庶人称为辞前已言及，其文内容，留者极少。一九六六年至一九六九年，在新疆维吾尔自治区发掘出土的牛定相退租辞（原件现藏自治区博物馆），其文如下所存残句：
麟德二年十二月武城乡牛定相辞
宁昌乡樊塠父退田一亩县
司
定县给得前件人口分部一亩
迳今五年有余从牒地要延引不
还请付宁昌乡本里追身勘当不还地子所由 谨辞
付坊追塠送县
对当 原示
十九日
案唐时还有一种重要而给官职的凭证，名为告身。原件郑重华丽。据文献所载：“将相告身，用金花五色绫纸；皇后贵主用金花五色背罗纸；不带使相者用金花五色白背绫纸；观察使及参知政事枢密副使、签署枢密院并用五色绫纸。”在北京明清皇宫内阁大库中，藏有大量五色绫的诰封轴，即其遗制。唐时告身得有者为生前的官职的凭证，死后可殓入棺中，亦复制在墓志石上。一九六八年在我国吐鲁番县阿斯塔那出土告身墓志一方，还有残存告身原件，死者名汜德达，以上轻车都尉（视正四品）死于武周久视元年（七〇〇年），终年五十八岁。告身是永淳元年（六八二年）写：“告飞骑尉汜德达。”残存长宽分别为八十四·七厘米和十四厘米。原件系两整张麻纸连接，存文二十九行。另一件是延载元年（六九四年）写：“告轻车尉汜德达。”这种在解放前于西北地区出土的告身据所知者约有十余件，大都流出海外了。
唐代任官职，除发给凭证告身之外，在国家存有各级官吏之履历，档名为“甲历”，见《唐会要》记唐代故事：“太和九年十二月敕！中书、门吏部各有甲历，名为三库，以防逾滥。闻近日请处奏官不经司检寻，未免奸伪。起今已后，诸司、诸使、诸道，应奏六品以下诸色人旧有官及出身，请改转并请授官又与商量者，除进士及登科，众所闻知外，宜令先下吏部及中书、门下三库委给，中书舍人、吏部格式郎中各与甲库官同检，勘具有无申报中书门下需无异同者，然后依资进拟。如诸司道奏谕不实，以有为无者，临时各加惩罚，务使仕进稽实，永绝侥幸。”唐代三库的收藏类似近日之人事档案。
唐代在天文历象，亦有存档之制。其事归礼部，每季造具所记送交史馆，新旧《唐书》、《五行》、《天文志》悉取材于此。
唐代疆域广大，边疆少数民族往来无间，而国际交通亦极频繁，《唐书》中少数民族传及邻国传都有详细记录。如长安、扬州、泉州等地，至今犹有史迹可寻。当日统称蕃国朝贡，外国使臣至，接待为鸿胪寺，皆详询土地、风俗、衣服、贡献、道远近及各种情况，所以在新、旧《唐书》中，此类事件得以充实。唐代内政外交今日仍多可考见。这都是反映唐代帝国之强大，政治结构之完备，对官文书的行文程序和储藏制度均有规章，为后代创制规模。由于国际事务和各少数民族的时常往来，在唐代档案中还有“过所”之名，所谓“过所”即通各关口通行护照。这类文书，原件在国内已少见，在外国犹有存者，如日本历史学者内藤虑次郎所写《三井寺唐过所考》，即流出海外唐代文书之一。其内容如下：
福寿寺圆珍，年四十三。行者丁满，年五十。并随身名道具、功德等。
韶广两浙已来关防，主者上件人贰，今月、日得万年县，申称今欲归本贯觐省，并往诸道、州、府巡礼名山祖塔，恐所在关津、守提不练行由，请给过所者准状、勘责状，同此正准给符，到奉行
都官员外郎判依主事袁参
令史戴敬宗
书令史
大中玖年拾壹月伍日下
蒲关十二月四日勘出 丞郢
唐代史馆，主掌史料以修史之用，在唐大诏令八十一有《条贯起居注敕》。其文如下：
记事记言，史官是职，昭垂法诫著在旧章，举而必书，朕所深望，自今以后每坐日，宰臣及诸司对后，如使可备劝诫合在记述者，委承旨宰相宣示左右起居缀录，仍准旧例，每季送史馆。元和十二年九月
这是唐代史馆征集档案之敕，起居注及实录之编录，即敕中所称每季送史馆之材料，《唐六典·史馆》：史馆史官，掌修国史……皆本于起居注以为实录，然后主编年之体，为褒贬焉。
宋代的政治机构，和官制大体均承袭唐代，宋代初年，以平章事为宰相，到神宗朝于三省置侍中、中书令、尚书令等，中书门下在朝堂西，榜曰中书，为宰相治事之所。又有中书省、门下省，中书省掌册文、覆奏、考帐。中央政府文书，中书省实掌之。宋代文书，名称种类亦多，兹依史籍罗列大概。
时政记：为修史之原始材料，每季送付史馆。
闰年图：为天下图籍，每十年各画本路诸州图一本，上职方。
编修例册：历年政治成案，均按年编辑成册，如嘉祐二年诏编枢密院机要文字，点检编排。自建隆以来至六年，编成一万一千一百六十二册。三年十二月，枢密院上端拱以来宣敕劄子六十卷，目录二册。治平元年闰五月，诏枢密院班簿季一进者，今为册录。二年五月，枢密院编机要文字九百八十一册。熙宁二年五月枢密院乞将祖宗以来法制，所宜施于远者，并删取大旨，著为划一，及圣政厘革条章以次记录。或有条理未备更详核，所说冀得以考求其事。曰兵制，凡招陈、屯戍、训练之类皆附焉。曰马政、曰边防、曰夷狄、曰属国、曰守城、曰器械、曰捕盗、曰选材、曰责效，各以其事类相从一如兵制，候编成册。仍于逐门各留空纸，以备书载将来处置事件，诏以“经武要略”。以上均见《职官分记》。
从枢密院编修汇例所记各事，在宋时存档有原来文件，如劄子之类；有择要记录之档；有分门别类之档，如《经武要略》之名，此制直传到封建王朝末期。
中书五房总例：嘉祐三年闰十二月诏中书省五房总例，以殿中丞王广李立之编排中书诸房文字。
贴子：为中书检正官所发下，先通过执政处方得发出，还须钞之于簿留存。
劄子：与唐代同。
画录黄：将已签署的上达下文书录副本。
六曹奏钞：为政府六部奏陈事件钞录副本存查。此制在清代名六曹章奏。
缴状：上达下之文书，经过改正。
批状：经过皇帝批下之文书。
关子：《宋会要》载：“宣和四年八月少师太宰王黼言……臣伏见近岁以来，枢密院诸房浸紊成宪，凡所施行折以为二，一曰机速，更不关录门下省；一曰急速，更不录送门下省，止用关子，更不关录者，门下省悉不预闻。用关子者，审省、覆奏与封驳之法尽废矣。”谨按：门下省，元丰六年，兵房上半年承受枢密院录白者，一千七百三〇件，内用关子才二事而已。今年上半年，兵房承受枢密院录白文字三百七十七件，而用关子者至四百八十九件，何其多也。称系机速今不关录者不在此数。
从《宋会要》所载，宋代存档之制极为严格，凡有画黄者，须黄存档；未画黄者亦存档，但要告知门下省。根据宣和年间兵部承受枢密院录白一千七百三十件，用关子通知门下只有二件，这就是王黼所谓“浸紊成宪”事件之一。
画黄、录黄、录白、画旨：《宋会要·辑稿》载：熙宁五年二月一日，诏中书省、枢密院，面奉宣旨别以黄纸书，中书令、侍郎、舍人宣奉行讫，录送门下省为画黄。受批降覆，请得旨及入状得画事，别以黄纸亦书，宣奉行讫。录送门下省为录黄。枢密院准此，惟以白纸录送而得旨为录白。批奉得画者为画旨。门下省被受录黄、画黄、录白、画旨者皆留为底详校无舛，缴奏得画以黄纸书。侍中、侍郎、给事中省审读讫，录送尚书省施行。三省被受敕旨及内降实封文书并注籍。
申状：在宋代文书之一种，它的使用级别、范围见宋熙宁五年十一月诏：“十一月诏秘书省，殿中省，内侍省入内，内侍省于三省，用申状，尚书六曹用牒。”申者为申舒于上级以致其意。
五房总则：后世会典性质之编纂。
三司条例：同上。
宋朝各类文书体裁，在宋代曾巩所著《元丰类稿》录入原文甚详。
明代是我国高度集中专制政权的王朝，对于国家体制组织完备。执掌国家政权最高机关为内阁，内阁大学士相当古代宰相之职。分掌国家实权各项庶务之机构为吏部、户部、礼部、兵部、刑部、工部。其官制系沿汉唐之旧而损益之，是总结我国从奴隶社会，周王朝到明以前历代封建王朝的体制而形成的。在其后的清王朝则悉袭其旧制，关系国家庶务的官文书程序严密。从朝廷中下达之文书，主要名称与古代同，即制、诏、诰、敕、册文、谕、书、符、令、檄。臣工上达之文书为题本、奏本、揭帖、启本、勘合、黄册、鱼鳞册等。此外还有贴黄、职屏誊黄。
（1964年讲稿）